Persiapkan Dokumen Word Anda untuk Distribusi Massal

2024 Pengarang: Geoffrey Carr | [email protected]. Terakhir diubah: 2024-01-31 12:52

Artikel tamu ini ditulis oleh Askar, ahli di balik situs teknologi DemoGeek.

Jika Anda bekerja di tim atau ketika Anda berurusan dengan pelanggan Anda, Anda mungkin ingin memastikan bahwa Anda mendistribusikan dokumen Anda dengan cara yang benar sehingga informasi dalam dokumen mencapai khalayak yang tepat dan kerahasiaan informasi tersebut dihormati.

Word 2007 memiliki fitur yang Anda dapat secara formal mempersiapkan dokumen Word Anda untuk distribusi yang tepat ke sekelompok orang atau bahkan kepada individu dengan faktor kredibilitas tertentu.

Persiapan

Luncurkan Word 2007 dan buat dokumen sesuai keinginan Anda.

Setelah Anda puas dengan dokumen dan siap untuk mendistribusikan, jeda sebentar sebelum menekan aplikasi email dan ikuti langkah-langkah sederhana ini untuk menyiapkan dokumen untuk distribusi. Perlu diingat bahwa langkah-langkah ini diisolasi dan apa artinya Anda dapat memilih langkah-langkah yang ingin Anda ikuti.

Klik pada Tombol Office dan klik pada “ Mempersiapkan Opsi menu. Ada 7 opsi berbeda yang bisa Anda lihat. Saya akan menjelaskan masing-masing opsi tersebut sehingga Anda dapat memilih kombinasi opsi yang tepat untuk persyaratan distribusi Anda.

Properti Dokumen

Yang pertama dalam daftar adalah Properti pilihan dengan mana Anda dapat memasukkan informasi metadata tentang dokumen.

Anda dapat memasukkan nama pengarang dokumen, judul, subjek, kata kunci, kategori, status dan komentar.

Beberapa di antaranya dapat dilihat melalui Mengajukan >> Properties dialog.

Ingatlah bahwa setelah Anda menyelesaikan dokumen, Anda tidak akan dapat melihat properti ini, tetapi hingga saat itu Anda dapat mengaitkan properti dengan dokumen Anda agar orang lain mendapatkan ide dokumen sebelum membukanya.

Periksa Dokumen

Pilihan kedua dalam daftar adalah “ Periksa Dokumen pilihan. Sebagai bagian dari persiapan untuk mendistribusikan dokumen Anda, Anda dapat memeriksa dokumen untuk komentar, revisi, tanda revisi, tinta anotasi. Anda dapat memeriksa metadata tersembunyi atau informasi pribadi apa pun yang telah disimpan dengan dokumen. Anda dapat memeriksa data XML khusus apa pun yang telah disimpan dengan dokumen. Anda juga dapat memeriksa informasi apa pun tentang header, footer, dan untuk setiap watermark. Akhirnya, Anda juga dapat memeriksa setiap teks tersembunyi dalam dokumen.

Pilih opsi pemeriksaan yang ingin Anda pastikan sebelum Anda mendistribusikan dokumen dan ketika Anda menekan tombol “ Memeriksa ”Tombol Word akan memeriksa dokumen dan akan memberi tahu Anda tentang item apa pun yang ditemukan pada pemeriksaannya.

Item yang perlu perhatian Anda akan ditandai dengan tanda seru dan Anda dapat memilih untuk memeriksa kembali jika Anda mau.

Enkripsikan Dokumen

Ketiga dalam daftar adalah " Enkripsikan Dokumen" pilihan. Pilih opsi ini jika Anda ingin dokumen hanya dilihat oleh orang-orang tertentu yang Anda percayai. Ini memungkinkan Anda untuk mengenkripsi dokumen dengan kata sandi pilihan Anda dan pengguna harus memasukkan kata sandi ini untuk melihat dokumen.

Pilih kata sandi yang dapat Anda distribusikan ke grup. Saran saya adalah untuk tidak memilih kata sandi yang Anda gunakan secara pribadi melainkan kata sandi yang tidak ada yang dapat menggunakannya untuk melacak kembali ke akun online Anda atau akun sensitif apa pun yang Anda gunakan secara pribadi.

Konfirmasikan kata sandi sekali lagi. Kata sandi bersifat case-sensitive dan pastikan untuk menyimpan / mengingat kata sandi karena tidak ada cara untuk memulihkan kata sandi jika Anda lupa dan tidak ada cara untuk membuka file jika Anda lupa kata sandinya.

Setelah dienkripsi Anda harus dapat melihat bahwa opsi menu memiliki sedikit warna latar belakang untuk menunjukkan bahwa dokumen ini dienkripsi.

Ketika orang-orang di grup distribusi Anda mencoba membuka dokumen terenkripsi, mereka akan diminta memasukkan kata sandi.

Tanpa kata sandi, mereka tidak akan dapat membuka dokumen sama sekali.

Batasi Izin

Keempat dalam daftar adalah " Batasi Izin" pilihan. Anda dapat menggunakan opsi "Batasi Izin" untuk membatasi apa yang dapat dilakukan orang dengan dokumen tersebut. Jika dokumen sensitif maka Anda dapat menggunakan "Batasi Izin" untuk membatasi mereka dari mengedit, menyalin dan mencetak dokumen.

Batasi Izin menggunakan klien Windows Rights Management untuk menerapkan pembatasan.

Anda mungkin diminta untuk menginstal Manajemen Hak Windows alat. Jangan khawatir, lanjutkan dan instal, itu dari sumber tepercaya. Setelah terinstal, Anda harus dapat mengonfigurasi apa yang dapat dilakukan orang dengan dokumen.

Tambahkan Tanda Tangan Digital

Kelima dalam daftar adalah " Tambahkan Tanda Tangan Digital" pilihan. Tanda Tangan Digital memastikan integritas dokumen. Pikirkan Tandatangan Digital sebagai tanda tangan kertas tetapi dilakukan secara elektronik untuk kenyamanan. Ketika sebuah dokumen memiliki tanda tangan digital, itu menandakan integritas dan kepercayaan dokumen. Ini akan berguna jika Anda mendistribusikan dokumen ke kelompok audiens yang sangat besar.

Klik pada " Tambahkan Tanda Tangan Digital"Opsi dan Word akan meminta Anda dengan dialog di atas untuk mencari penyedia Digital Signature di Office Marketplace.

Di Marketplace Office Online, Anda harus dapat menemukan penyedia Digital Signature yang dapat Anda gunakan untuk menandatangani dokumen.

Jalankan Pemeriksa Kompatibilitas

Mari lewati opsi terakhir “ Jalankan Pemeriksa Kompatibilitas Pertama.Jika Anda telah menggunakan fitur apa pun yang khusus untuk Word 2007 dan jika Anda mencurigai audiens Anda mungkin menggunakan versi Word yang lebih lama maka Anda mungkin ingin menjalankan Pemeriksa Kompatibilitas untuk memastikan dokumen Anda dapat dibaca oleh seluruh audiens.

Word 2007 akan menjalankan seperangkat pemeriksaan kompatibilitas yang telah ditentukan dan jika menemukan masalah kompatibilitas akan mencantumkannya pada dialog di atas, jika tidak Anda baik untuk pindah ke langkah terakhir sebelum mendistribusikan dokumen.

Tandai sebagai Final

Ini harus menjadi langkah terakhir yang ingin Anda ikuti sebelum Anda mendistribusikan dokumen ke grup. Seperti namanya menunjukkan tindakan ini akan menandai dokumen sebagai semua diatur untuk distribusi.

Karena ini membuat perubahan signifikan pada dokumen Anda akan diminta untuk memastikan Anda ingin menandai dokumen sebagai final.

Setelah dokumen ditandai sebagai Akhir, dokumen tidak dapat diedit dan akan dibersihkan dari pembacaan bukti, komentar, dll.

Dokumen yang Diselesaikan mendapatkan ikon baru di bilah status yang terlihat lebih seperti rubberstamp di atas kertas.

Mendapatkan dokumen yang disiapkan untuk distribusi dapat membantu Anda menghindari kesalahan tertentu yang Anda buat ketika Anda mendistribusikan dokumen ke sekelompok besar orang. Anda tidak harus mengikuti semua langkah; Anda dapat memilih dan memilih mana yang Anda inginkan / sukai. Word 2007 cukup fleksibel untuk melakukan apa yang Anda minta untuk dilakukan saat menyiapkan dokumen untuk distribusi.

Saya harap Anda menemukan ini berguna dan saya harap Anda menggunakan kemampuan Word 2007 untuk menyelesaikan dokumen sebelum distribusi. Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar, silakan beri tahu saya di komentar.