Manajemen Kotak Masuk dan Label

2024 Pengarang: Geoffrey Carr | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:58

Dalam pelajaran hari ini, kami akan membantu Anda memahami cara mengategorikan kotak masuk Anda dengan lebih baik dan mengatur pesan Anda dengan label dan beberapa tab yang telah ditetapkan tetapi dapat dikonfigurasi.

NAVIGASI SEKOLAH

Mengenal Gmail
Aplikasi Seluler, Menulis Surat, dan Percakapan
Manajemen Kotak Masuk dan Label
Filter Email dan Sistem Bintang
Lampiran, Tanda Tangan, dan Keamanan
Undangan dan Responden Liburan
Gunakan Gmail sebagai Daftar Tugas
Banyak Akun, Pintasan Keyboard, dan Penghentian Jarak Jauh
Gunakan Akun Gmail Anda untuk Mengakses Akun Lain
Kiat Daya dan Lab Gmail

Setelah akun Gmail Anda bertambah banyak dan Anda mulai menerima sekumpulan pesan, Anda akan ingin belajar menjinakkan torrent ke dalam aliran yang lebih mudah dikelola. Filter Gmail memungkinkan Anda mengelola pesan email yang masuk, membantu Anda menyimpan email yang kurang penting dari cara Anda dan difilter menjadi label. Sebelum Anda mulai belajar tentang filter di Pelajaran 4, Anda harus belajar cara membuat dan memberi label, folder yang setara dengan Gmail, dan itulah yang akan kita bicarakan hari ini.

Namun, pertama-tama, kami akan membahas tentang antarmuka tab otomatis Gmail, Kotak Prioritas, dan semua pengaturan yang ada di dalamnya.

Secara Otomatis Mengkategorikan Kotak Masuk Anda Menggunakan Tab yang Dapat Dikonfigurasi

Gmail sekarang menawarkan tab, kategori otomatis untuk kotak masuk Anda. Fitur ini memecah kotak masuk Anda menjadi "Utama," "Sosial," "Promosi," "Pembaruan," dan "Forum." Jika Anda berpartisipasi dalam banyak layanan online, fitur ini dapat berguna.

Pada dasarnya, pesan yang diterima untuk jenis situs tertentu atau konten tertentu, dapat dikumpulkan di berbagai bagian kotak masuk Anda. Ini dapat menyebabkan inbox menjadi kurang berantakan.

Pilih Tab mana yang Terlihat di Kotak Masuk Anda

Tab ini dapat dikonfigurasi memungkinkan Anda memilih tab mana yang Anda inginkan tersedia di kotak masuk Anda. Untuk mengubah tab mana yang terlihat, klik ikon plus di sebelah kanan tab.

Kotak dialog “Pilih tab untuk mengaktifkan” ditampilkan. Pilih kotak centang untuk tab yang Anda inginkan tersedia di kotak masuk Anda.

CATATAN: Jika Anda menyembunyikan tab, pesan dari kategori itu akan ditampilkan di tab "Utama" Anda. Juga, teks pada tab tidak dapat diubah dan Anda tidak dapat menambahkan tab khusus. Gunakan label khusus sebagai gantinya (dibahas di bagian selanjutnya) untuk mengategorikan pesan Anda lebih jauh.

Anda juga dapat memilih tab mana yang ditampilkan di kotak masuk Anda pada tab "Kotak Masuk" pada layar "Pengaturan", di bagian "Kategori".

Atur Pesan Anda Menggunakan Gaya dan Pengaturan Kotak Masuk

Gaya kotak masuk memungkinkan Anda mengatur kotak masuk Gmail dengan cara yang paling sesuai untuk Anda. Anda dapat mengatur kotak masuk menggunakan tab yang dapat dikonfigurasi, seperti yang disebutkan sebelumnya dalam pelajaran ini, atau dalam beberapa bagian seperti "Belum dibaca," "Dibintangi," dan "Penting."

Ubah jenis kotak masuk Anda

Untuk mengubah ke gaya kotak masuk yang berbeda, buka layar "Pengaturan" dan klik tab "Kotak Masuk".

Di bagian "Jenis kotak masuk", pilih jenis kotak masuk yang ingin Anda gunakan dari daftar turun bawah.

Setiap jenis kotak masuk memiliki pengaturannya sendiri. Setelah Anda memilih "Inbox type," pengaturan untuk jenis itu ditampilkan di bawah pilihan "Inbox type". Buat perubahan Anda ke pengaturan dan klik "Simpan Perubahan."

Anda juga dapat dengan cepat mengubah beberapa pengaturan gaya kotak masuk langsung di kotak masuk Anda dengan mengklik panah ke bawah yang terletak di ujung kanan setiap judul bagian.

Bantuan Gmail menyediakan deskripsi jenis kotak masuk. Jangan ragu untuk bereksperimen dengan berbagai gaya kotak masuk untuk melihat apa yang paling sesuai untuk Anda. Anda selalu dapat kembali ke default jika Anda berubah pikiran.

Anda juga dapat dengan cepat mengubah gaya kotak masuk Anda dengan menggerakkan mouse ke label "Inbox" dan mengklik panah ke bawah yang ditampilkan. Pilih gaya kotak masuk yang diinginkan dari menu drop-down “Inbox Type”. Perhatikan bahwa menggerakkan mouse ke masing-masing gaya memberikan deskripsi singkat dari setiap jenis.

Atur dan Kategorikan Pesan Anda Menggunakan Label

Kami secara singkat memperkenalkan Anda pada label di Pelajaran 1 dari seri ini. Label memungkinkan Anda mengatur pesan email ke dalam kategori. Mereka mirip dengan folder namun, tidak seperti folder, Anda dapat menerapkan lebih dari satu label ke satu pesan.

CATATAN: Gmail mendukung maksimal 5.000 label, termasuk sub-label. Jika Anda melebihi batas ini, Anda mungkin menemukan bahwa pengalaman Gmail Anda lebih lambat, dan Anda mungkin mengalami kesalahan. Hapus label yang mungkin tidak Anda gunakan lagi. Menghapus label tidak menghapus pesan.

Buat Label Baru

Anda dapat membuat label khusus Anda sendiri untuk menjaga inbox Anda tetap terorganisir dan bahkan memindahkan pesan keluar dari kotak masuk ke label Anda (bertindak sebagai folder). Kami akan menunjukkan cara membuat label bersarang di bawah label lain, seperti subfolder dalam folder.

Untuk membuat label khusus baru yang akan menjadi folder utama, klik "Lainnya" dalam daftar label di sisi kiri layar utama Gmail.

Ketika daftar diperluas, klik tautan "Buat label baru".

Masukkan nama untuk label di kotak edit “Masukkan nama label baru” pada kotak dialog “Label Baru”.Klik "Buat" untuk menyelesaikan pembuatan label baru.

CATATAN: Karena ini adalah label induk yang akan berisi sub-label, kami tidak akan menumpuk label ini.

Untuk membuat sub-label di bawah label induk yang baru Anda buat, klik "Buat label baru" lagi.

Pada kotak dialog “Label Baru”, masukkan nama sub-label yang ingin Anda buat di kotak edit “Masukkan nama label baru”. Pilih kotak centang "Label label di bawah", pilih label induk yang baru Anda buat dari daftar tarik-turun, dan klik "Buat."

Anda juga dapat membuat label bertingkat dengan memasukkan label induk, diikuti dengan garis miring (/), lalu memasukkan nama label bertingkat - semua dalam kotak edit “… label nama baru”. Misalnya, kita dapat memasukkan "Pribadi / Teman" di kotak edit dan tidak memilih kotak centang "Label sarang di bawah".

CATATAN: Label induk harus sudah ada untuk membuat label bertingkat di bawahnya. Anda tidak dapat membuat kedua label secara bersamaan. Dalam contoh kami, kami harus membuat label "Pribadi" terlebih dahulu sebelum membuat label "Teman" yang disarangkan.

Label bersarang terlihat seperti contoh berikut.

Label induk baru, dengan label bersarang, juga ditambahkan ke daftar label yang tersedia di tombol tindakan "Label", serta daftar label yang tersedia di tombol "Pindah ke".

Terapkan Label ke Pesan

Ada dua cara menerapkan label ke pesan. Anda dapat menerapkan label ke pesan sambil meninggalkan pesan di kotak masuk Anda. Anda juga dapat memindahkan pesan ke label saat Anda memindahkannya ke dalam folder. Kami akan menunjukkan kepada Anda kedua metode tersebut.

Terapkan Label ke Pesan Saat Meninggalkan Mereka di Kotak Masuk Anda.

Metode ini memungkinkan Anda dengan mudah menerapkan beberapa label ke satu pesan.

Untuk menerapkan label ke pesan sambil menyimpan pesan di kotak masuk Anda, pilih kotak centang di sebelah kiri pesan untuk memilihnya (atau buka pesan). Kemudian klik tombol aksi “Labels” dan pilih satu atau lebih label dari menu drop-down.

Ingat, Anda dapat menerapkan lebih dari satu label ke sebuah pesan. Menu "Label" tidak hilang begitu Anda memilih label Anda, sehingga Anda dapat memilih beberapa label sekaligus.

Untuk menerapkan label yang dipilih ke pesan, klik "Terapkan" di bagian bawah menu.

Label kemudian ditampilkan di sebelah kiri baris subjek pesan.

Jika Anda memiliki daftar label yang panjang, Anda dapat mulai mengetik nama label setelah mengeklik tombol tindakan “Label” untuk menemukan label di daftar.

Menerapkan Label ke Pesan dan Memindahkannya dari Kotak Masuk Anda

Untuk menerapkan label ke pesan dan memindahkan pesan keluar dari kotak masuk Anda secara bersamaan, seret pesan ke label yang diinginkan dalam daftar di sebelah kiri. Saat Anda memindahkan mouse di atas daftar, ia akan meluas untuk menampilkan label yang mungkin saat ini tersembunyi.

Perhatikan bahwa Anda dapat menggunakan metode ini untuk mengidentifikasi pesan sebagai spam, selain menggunakan tombol tindakan "Laporkan spam". Cukup seret pesan yang menyinggung ke label "Spam".

Memindahkan pesan ke label "Sampah" akan menghapus pesan. Ini sama dengan memilih pesan, atau membukanya, dan mengklik tombol aksi "Hapus".

Buka Label

Membuka label seperti membuka folder. Semua pesan yang terkait dengan label tersebut terdaftar. Untuk membuka label, klik label yang diinginkan dalam daftar label di sisi kiri layar utama Gmail. Jika label yang diinginkan tidak terlihat, klik "Lainnya" untuk mengakses daftar lengkap.

Semua pesan yang terkait dengan label itu ditampilkan. Perhatikan istilah pencarian di kotak “Cari”. Gmail secara otomatis mengisi dalam kotak "Cari" dengan filter yang sesuai untuk menampilkan pesan yang dipilih. Kami akan mendiskusikan filter nanti dalam pelajaran ini.

Perhatikan bahwa jika Anda menerapkan label ke pesan tanpa memindahkan pesan ke label itu (dan keluar dari kotak masuk) dan kemudian Anda membuka label, label "Kotak Masuk" ditampilkan pada pesan, menunjukkan bahwa pesan masih berada di kotak masuk.

Untuk kembali ke kotak masuk Anda, klik label "Inbox" di daftar di sebelah kiri.

Jika Anda ingin memindahkan pesan kembali ke kotak masuk Anda, cukup buka folder label untuk mengakses pesan dan seret pesan kembali ke kotak masuk. Perhatikan bahwa pesan masih memiliki label yang diterapkan padanya.

Hapus Label dari Pesan

Jika Anda memutuskan Anda tidak ingin label tertentu yang terkait dengan pesan, Anda dapat dengan mudah menghapusnya.

Untuk melakukannya, pilih pesan menggunakan kotak centang di sebelah kiri pesan, atau buka pesan. Klik tombol aksi "Label", batalkan pilihan label di menu drop-down yang ingin Anda hapus dari pesan, lalu klik "Terapkan."

CATATAN: Anda dapat menghapus beberapa label dari satu pesan sekaligus. Cukup pilih semua label yang ingin Anda hapus di menu drop-down "Label" sebelum mengklik "Terapkan."

Ubah Warna Label

Anda dapat menetapkan warna ke label Anda sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya di kotak masuk Anda. Secara default, semua label diwarnai dengan latar belakang abu-abu terang dan teks abu-abu gelap. Label "Pribadi / Teman" pada gambar di bawah ini menggunakan warna default. Label lainnya, "HTG School" dan "Admin," memiliki warna lain yang diterapkan pada mereka.

Untuk mengubah warna pada label, gerakkan mouse Anda ke label yang diinginkan.Klik panah bawah di sebelah kanan label untuk mengakses menu drop-downnya.

Gerakkan mouse Anda ke opsi "Label warna" dan pilih kombinasi teks dan warna dengan mengkliknya.

Anda juga dapat menggunakan opsi "Hapus warna" untuk menghapus warna dari label dan kembali ke default.

Jika Anda tidak ingin ada kombinasi yang ditampilkan, Anda dapat memilih kombinasi khusus dengan mengklik "Tambahkan warna kustom". Pilih "Warna Latar Belakang" dan "Warna Teks" pada kotak dialog "Tambahkan warna kustom" yang ditampilkan.

Pratinjau kombinasi yang dipilih di mana ia mengatakan "Warna Label Pratinjau."

Siapkan Akses Sekali Klik ke Standar dan Label Gmail Khusus

Anda dapat dengan mudah membuat akses sekali klik ke label.

Untuk melakukan ini, buka label seperti yang telah kita bahas sebelumnya dalam pelajaran ini, lalu seret favicon halaman dari bilah alamat ke bilah alat Bookmark. Sekarang, Anda dapat mengklik bookmark ini untuk mengakses semua pesan Anda yang terkait dengan label ini.

Sembunyikan dan Tampilkan Label di Gmail

Jika Anda memiliki daftar panjang label di Gmail, Anda mungkin ingin label tertentu terlihat yang Anda gunakan lebih sering saat menyembunyikan sisanya.

Sembunyikan Label

Untuk menyembunyikan label di Gmail, klik label yang ingin Anda sembunyikan dalam daftar label di bawah tombol “Tulis” dan seret ke tautan “Lainnya” di bawah daftar label yang terlihat.

CATATAN: Tautan "Lainnya" menjadi tautan "Kurang" saat Anda memindahkan label ke dalamnya.

Label dipindahkan sehingga tercantum di bawah "Kategori," yang ditampilkan saat Anda mengeklik "Lainnya" untuk memperluas daftar label. Jika tautan "Kurang" tersedia daripada tautan "Lainnya", "Kategori" dapat dilihat hanya dengan menggerakkan mouse ke daftar label.

Buat Label Tersembunyi Terlihat

Untuk membuat label tersembunyi terlihat, klik "Lainnya" (jika perlu) untuk menampilkan bagian "Kategori". Klik dan seret label yang diinginkan dari bagian "Kategori" ke label "Kotak Masuk".

Label dipindahkan kembali ke daftar utama label, dalam urutan abjad.

Sembunyikan Label Gmail Sistem Preset Seperti Berbintang, Surat Terkirim, Draf, Spam, atau Sampah

Label Gmail yang sudah disetel juga dapat disembunyikan. Untuk menyembunyikan label ini, klik "Lainnya" di bawah daftar label.

Klik "Kelola label" di bawah "Kategori."

Di bagian "Label sistem", temukan label sistem yang ingin Anda sembunyikan dan klik tautan sembunyikan di kolom "Tampilkan di label daftar".

CATATAN: Label tidak sepenuhnya tersembunyi, melainkan, label dipindahkan di bawah tautan "Lainnya".

Akses Pengaturan Label pada Layar Pengaturan

Layar pengaturan "Label" juga dapat diakses menggunakan tombol "Pengaturan". Kami akan merujuk ke berbagai bagian layar Pengaturan di seluruh seri ini. Prosedur untuk mengakses "Pengaturan" akan selalu sama.

Untuk mengakses alat filter pada layar "Pengaturan", klik tombol "Pengaturan" (roda gigi) di sudut kanan atas jendela utama Gmail.

Kemudian pilih "Pengaturan" dari menu drop-down.

Setelah berada di layar “Pengaturan”, Anda dapat mengakses pengaturan untuk “Label,” “Filter,” “Kotak Masuk,” “Tema,” dan bagian dan fitur lain dari Gmail.

Sembunyikan Label dengan Tidak Ada Surat yang Belum Dibaca Secara Otomatis di Gmail

Dengan kemampuan untuk menyembunyikan label dan secara otomatis mengarahkan pesan ke label tersebut menggunakan filter (lihat bagian selanjutnya), Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana cara cepat mengetahui apakah Anda memiliki pesan yang belum dibaca dalam label tersembunyi. Anda dapat dengan mudah memilih untuk menampilkan label tersembunyi ketika ada pesan yang belum dibaca di dalamnya. Dengan begitu, Anda tidak melewatkan pesan penting apa pun.

Untuk menyiapkan Gmail sehingga menyembunyikan label kecuali berisi pesan yang belum dibaca, akses layar pengaturan "Label" menggunakan salah satu metode yang disebutkan sebelumnya.

Untuk setiap sistem dan label khusus yang ingin Anda sembunyikan jika tidak berisi surat yang belum dibaca, klik tautan "Tampilkan jika belum dibaca".

Perhatikan bahwa dalam daftar label "Sistem" Anda hanya dapat menyembunyikan label "Draf" dan "Spam" jika tidak berisi pesan yang belum dibaca. Fitur ini tidak berlaku untuk "Kategori" dan "Lingkaran."

Anda dapat dengan cepat menerapkan pengaturan ini ke semua label kustom Anda dengan mengklik panah bawah di samping "Tampilkan dalam daftar label" di bagian atas "Label" dan memilih "Tampilkan semua jika belum dibaca" dari menu drop-down.

Selanjutnya …

Ini membawa kita ke akhir Pelajaran 3. Anda harus memiliki pemahaman yang cukup kuat tentang bagaimana menjaga kotak masuk Anda terorganisir menggunakan tab, gaya, dan pengaturan yang berbeda. Yang terpenting, Anda sudah siap untuk menguasai email menggunakan label!

Dalam pelajaran berikutnya, kami akan memperluas diskusi tentang label untuk menyertakan filter - seperti cara menggunakan filter untuk menerapkan label secara otomatis, serta cara mengambil filter yang ada dan mengekspornya ke akun Gmail lain.

Kemudian, untuk menutup semuanya, kami memperkenalkan sistem bintang, yang membantu Anda melacak email penting.