Petunjuk di bawah ini berlaku untuk Microsoft Word, PowerPoint, Excel, dan Access 2016, tetapi prosesnya harus serupa di versi Office terbaru lainnya.
Seberapa amankah perlindungan kata sandi Microsoft Office?
Fitur perlindungan kata sandi Microsoft Office telah mendapatkan reputasi buruk di masa lalu. Dari Office 95 hingga Office 2003, skema enkripsi sangat lemah. Jika Anda memiliki dokumen yang dilindungi kata sandi dengan Office 2003 atau versi sebelumnya, kata sandi dapat dengan mudah dan cepat dilewati dengan perangkat lunak peretasan kata sandi yang tersedia secara luas.
Dengan Office 2007, Microsoft menjadi lebih serius tentang keamanan. Office 2007 beralih ke Advanced Encryption Standard (AES) dengan kunci 128-bit. Ini secara luas dianggap aman, dan berarti Office sekarang menggunakan enkripsi yang nyata dan kuat untuk melindungi dokumen Anda ketika Anda menetapkan kata sandi. Kami menguji fitur enkripsi PDF dan menemukan bahwa ia menggunakan enkripsi AES 128-bit di Office 2016 juga.
Ada dua hal besar yang perlu Anda waspadai. Pertama, hanya kata sandi yang sepenuhnya mengenkripsi dokumen yang aman. Office juga memungkinkan Anda untuk menyetel kata sandi ke "Batasi Mengedit" file-dalam teori, memungkinkan orang untuk melihat file tetapi tidak mengeditnya tanpa kata sandi. Jenis kata sandi ini dapat dengan mudah dipecahkan dan dihapus, memungkinkan orang untuk mengedit file.
Selain itu, enkripsi Office hanya berfungsi dengan baik jika Anda menyimpan ke format dokumen modern seperti.docx. Jika Anda menyimpan ke format dokumen lama seperti.doc –yang kompatibel dengan Office 2003 dan sebelumnya – Office akan menggunakan versi enkripsi yang lebih lama dan tidak aman.
Namun, selama Anda menyimpan file Anda dalam format Office modern dan menggunakan opsi "Enkripsi dengan Kata Sandi" alih-alih opsi "Batasi Pengeditan", dokumen Anda harus aman.
Cara Melindungi Dokumen Office dengan Sandi
Untuk kata sandi melindungi dokumen Office, pertama buka di Word, Excel, PowerPoint, atau Access. Klik menu "File" di sudut kiri atas layar. Pada panel Info, klik tombol "Protect Document" dan pilih "Encrypt with Password."
Tombol ini hanya bernama "Lindungi Dokumen" di Microsoft Word, tetapi namanya dinamai serupa di aplikasi lain. Cari "Protect Workbook" di Microsoft Excel dan "Lindungi Presentasi" di Microsoft PowerPoint. Di Microsoft Access, Anda hanya akan melihat tombol "Enkripsi dengan Sandi" pada tab Info. Langkah-langkahnya akan bekerja dengan cara yang sama.
CATATAN: Jika Anda hanya ingin membatasi pengeditan dokumen, Anda dapat memilih "Batasi Mengedit" di sini, tetapi seperti yang kami katakan, itu tidak terlalu aman dan dapat dengan mudah dilewati. Anda lebih baik mengenkripsi seluruh dokumen, jika Anda bisa.
Peringatan: Anda akan kehilangan akses ke dokumen jika Anda lupa kata sandi, jadi tetap aman! Microsoft menyarankan Anda menuliskan nama dokumen dan kata sandinya dan simpan di tempat yang aman.
Saat berikutnya Anda membuka dokumen, Anda akan melihat kotak "Masukkan kata sandi untuk membuka file". Jika Anda tidak memasukkan kata sandi yang benar, Anda tidak akan dapat melihat dokumen sama sekali.
Cara Membuat File PDF yang Dilindungi Kata Sandi
Anda juga dapat mengekspor dokumen Office ke file PDF dan kata sandi melindungi file PDF itu. Dokumen PDF akan dienkripsi dengan kata sandi yang Anda berikan. Ini berfungsi di Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint.
Untuk melakukan ini, buka dokumen, klik tombol menu "File", dan pilih "Ekspor." Klik tombol "Buat PDF / XPS" untuk mengekspor dokumen sebagai file PDF.
Setelah selesai, masukkan nama untuk file PDF dan klik tombol "Publikasikan". Office akan mengekspor dokumen ke file PDF yang dilindungi kata sandi.
Peringatan: Anda tidak akan dapat melihat file PDF jika Anda lupa kata sandinya. Pastikan untuk melacaknya atau Anda akan kehilangan akses ke file PDF Anda.
Fitur ini dapat membantu melindungi dokumen yang sangat sensitif, terutama saat Anda menyimpannya di drive USB atau di layanan penyimpanan online seperti Microsoft OneDrive.
Enkripsi full-disk seperti Enkripsi Perangkat dan BitLocker pada PC Windows atau FileVault pada Mac lebih aman dan tidak menyakitkan untuk melindungi semua dokumen di komputer Anda, namun – terutama jika komputer Anda dicuri.
