Bagaimana Mengelola Attachment di Outlook 2013

2024 Pengarang: Geoffrey Carr | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 10:58

Ada saatnya, mencari pekerjaan, atau berbagi foto dengan anggota keluarga yang lebih tua, di mana Anda mungkin perlu mengirim barang dengan cara lama - sebagai lampiran email. Jika Anda mengirim email di kantor, itu mungkin bagian dari daftar email Anda.

Hal tentang lampiran adalah, ada semacam kode tidak tertulis yang berkaitan dengan mengirimnya. Misalnya, ketika Anda dapat mengirim file besar dalam sebuah email (itu tergantung pada seberapa banyak layanan atau ISP yang Anda gunakan akan memungkinkan), itu belum tentu efisien. Demikian pula, mengirim beberapa file biasanya lebih baik dicapai zip dalam file kontainer.

Tentu saja, tergantung pada jenis file itu, mungkin atau mungkin tidak sampai di tujuannya. File seperti yang berekstensi.EXE,.BAT, dan jenis lain yang dapat dieksekusi, akan sering (biasanya) diblokir atau dilucuti karena hubungannya dengan malware. Jika Anda ingin mengirim file seperti ini, Anda mungkin harus menyertakannya dalam arsip.ZIP.

Menulis e-mail dan mengelola kontak di Outlook cukup sederhana, dan sementara menambahkan dan menangani lampiran harus menjadi sifat kedua sekarang, banyak pengguna mungkin tidak menyadari bahwa mereka bisa melakukannya dengan lebih baik.

Menambahkan Lampiran

Untuk menambahkan lampiran, Anda dapat menyeret file atau file ke pesan email kosong, dan akan ditempelkan sebagai lampiran. Atau, klik tombol "Lampirkan File" pada pita, di bagian Sertakan.

Anda harus mencari lokasi di mana file yang ingin Anda lampirkan berada dan kemudian pilih file atau file yang ingin Anda sertakan dalam pesan Anda, lalu klik "Insert." Atau, klik tanda panah kecil dan pilih "Masukkan sebagai Teks "dan lampiran Anda akan disisipkan sebaris, artinya akan muncul di pesan Anda, bukan sebagai file terpisah.

Terakhir, katakanlah Anda telah melampirkan lampiran Anda, dan Anda menyadari bahwa itu salah. Tidak masalah, Anda cukup memilih lampiran menekan tombol "Hapus" pada keyboard Anda, atau Anda dapat mengeklik kanan dan memilih "Hapus."

File bukan satu-satunya hal yang dapat Anda lampirkan ke pesan, Anda juga dapat melampirkan item dan tanda tangan.

Melampirkan Barang Lainnya

Item dapat menyertakan kartu nama (file.VCF, yang dibahas sebelumnya), kalender, dan item Outlook, yang dapat berupa catatan, tugas, kontak, dan hal-hal lain yang Anda buka di Outlook.

Kalender adalah hal lain yang mungkin ingin Anda bagikan dari waktu ke waktu, dan jika Anda mengeklik tombol "Lampirkan Item", Anda akan melihat itu mudah dilakukan. Berbagi kalender Anda tidak berarti Anda harus berbagi setiap item pada setiap hari. Anda mungkin hanya ingin berbagi beberapa hari atau minggu, seperti untuk liburan perusahaan atau rencana liburan keluarga.

Berbagi kalender akan memberi Anda opsi untuk memilih kalender yang sebenarnya, rentang tanggal, detail, dan opsi lanjutan lainnya.

Ketika Anda mengklik "OK," Anda akan melihat bahwa kalender akan dilampirkan ke pesan email sehingga dapat dibuka dan dilihat, tetapi juga akan ditempelkan ke pesan yang sebenarnya sehingga penerima dapat dengan mudah melihatnya sekilas.

Item Outlook pada dasarnya adalah apa saja yang dapat Anda buat di Outlook, yang kemudian dapat dilampirkan dan dikirim ke pengguna Outlook lainnya. Di screenshot berikut, Anda melihat bagaimana ini bekerja. Anda memilih sumber dan kemudian dari sana, pilih item atau item (Anda dapat memilih lebih dari satu) yang ingin Anda lampirkan.

Catatan, Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin item tersebut tiba sebagai lampiran fisik yang sebenarnya atau sebaris sebagai hanya teks. Ini sama seperti yang kita diskusikan sebelumnya di mana Anda dapat "Sisipkan sebagai Teks" dan itu akan muncul sebagai bagian dari pesan fisik.

Kartu bisnis mungkin atau mungkin bukan salah satu dari hal-hal yang Anda gunakan atau butuhkan, tetapi itu adalah cara yang sangat mudah untuk membagikan detail langsung Anda dalam paket yang sederhana dan mudah. Jika Anda ingin berbagi kartu nama (atau siapa pun), Anda cukup memilihnya dari menu Item Lampiran dan kontak Anda akan muncul

Pilih kartu atau kartu yang ingin Anda lampirkan dan klik "OK" dan kartu akan muncul sebagai teks dan juga akan dilampirkan sebagai file.VCF, yang berarti dapat diimpor ke buku alamat apa pun yang mendukung file tersebut.

Berbagi kontak sebagai kartu nama adalah cara yang sangat cepat dan mudah untuk memberi orang lain informasi kontak, atau mengimpor informasi kontak dari orang lain tanpa harus mengetikkannya ke buku alamat Anda dengan tangan.

Menangani Attachment

Tentu saja, dengan email, selalu ada kesempatan untuk menerima dan memberi. Jadi, apa yang Anda lakukan ketika sebuah pesan dengan lampiran tiba di kotak masuk Anda? Biasanya cukup mudah, seperti pada gambar berikut. Anda melihat pesan uji kami telah tiba dengan gambar terlampir.

Jika kita hanya mengklik lampiran, Anda melihat bahwa opsi muncul di Alat Lampiran lampiran pita. Dari sini Anda dapat mengambil tindakan. Perhatikan juga bahwa jika Anda menerima banyak file, Anda dapat menyimpan semua lampiran Anda sekaligus dan jika Anda tidak yakin apakah itu bijaksana untuk membuka lampiran sama sekali, maka Anda dapat menghapusnya, meskipun mungkin lebih bijak untuk hanya menghapus pesan jika kamu memiliki keraguan.

Anda juga dapat mengeklik kanan pada lampiran apa pun dalam sebuah pesan dan Anda dapat menggunakan menu tarik-turun yang dihasilkan untuk melakukan tindakan yang sama seperti yang ditemukan pada Pita.

Saat menangani lampiran, ada banyak pengecualian. Lampiran dapat berbahaya karena siapa pun yang telah menggunakan email dalam dua puluh tahun terakhir dapat membuktikan. Intinya, jangan buka apa pun yang bukan dari siapa pun yang tidak Anda kenal atau percayai, dan selalu gunakan pemindai virus / malware di komputer Anda.

Menangani Banyak File atau File Besar sebagai Lampiran

Kami berbicara sedikit tentang cara menangani satu atau mungkin beberapa lampiran, tetapi bagaimana jika Anda ingin melampirkan puluhan atau bahkan ratusan file? Atau, bagaimana jika Anda ingin melampirkan file besar?

Mengirim lampiran besar adalah jenis tidak keren, terutama jika seseorang mendapat banyak email dalam prosesnya. Masalah dengan mengirim file besar melalui email tidak begitu banyak apakah server email Anda akan memperbolehkan lampiran melebihi ukuran tertentu. Untuk sebagian besar, Anda mungkin tidak akan mengirim file lebih besar dari satu megabyte atau dua, atau setidaknya Anda tidak perlu.

Namun demikian, akan ada saat-saat di mana Anda perlu mengirim sesuatu yang sedikit berat. Jika Anda menggunakan layanan webmail seperti Yahoo, Gmail, atau Microsoft, maka mereka akan memiliki batas ukuran (25Mb, 25Mb, 20Mb, masing-masing), sama seperti ISP Anda, mis. Comcast, Time Warner, AT & T, dll juga akan (biasanya sekitar 10 Mb).

Dalam banyak kasus, ketika file terlalu besar atau banyak, kami menunda untuk menggunakan layanan cloud, yang berlimpah dan menawarkan ruang kosong yang cukup untuk mengirim sebagian besar file. Lebih sering daripada tidak, cukup mengunggah file Anda ke drive cloud dan kemudian membagikannya, lebih cepat dan lebih andal daripada email. Kami memiliki petunjuk praktis yang menjelaskan dengan tepat cara mengirim file besar melalui e-mail jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut.

Sejauh mengirim banyak file menjadi perhatian, Anda seharusnya tidak masalah karena hanya sedikit tetapi setelah Anda mulai melampirkan lusinan gambar atau dokumen, hal-hal menjadi sedikit canggung. Sekali lagi, pertimbangkan untuk menggunakan layanan cloud. Terlepas dari itu, kami sarankan Anda untuk melakukan zip beberapa file sebelum mengirimnya. Windows memiliki dukungan asli untuk file zip sehingga Anda tidak perlu khawatir penerima tidak dapat membukanya.

Silakan periksa artikel ini, yang menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui tentang file zip.

Ini sepertinya tempat yang bagus untuk mengakhiri diskusi tentang keterikatan. Mereka bukan subjek yang rumit, tetapi terlepas dari apakah Anda menggunakan Outlook, atau Gmail, atau email lainnya, mengirim file mungkin memerlukan beberapa langkah tambahan selain melampirkannya.

Seperti sekarang, kami telah membahas bagian paling dasar dari kekuatan email Outlook - kontak, pengalamatan, penyusunan - semuanya, adalah hal yang sangat sederhana. Sekarang dengan keterikatan, Anda memiliki pengetahuan yang cukup luas tentang hal-hal sederhana.

Sekarang, saatnya untuk meningkatkan permainan kami. Saat Anda menggunakan Outlook dan mengumpulkan email, Anda perlu mempelajari cara mengelolanya menggunakan alat seperti Langkah Cepat dan aturan, yang akan kita bicarakan di fitur yang akan datang. Sementara itu, dan seperti biasa, kami mendorong Anda untuk memberi kami umpan balik Anda di forum diskusi kami.