Jika Anda adalah salah satu dari orang-orang yang memiliki papan tulis atau notepad dengan daftar hal-hal yang harus selalu dikerjakan, atau meja dan monitor Anda dihiasi dengan Post-its ® mengingatkan Anda tentang peristiwa penting, maka ini artikel untuk Anda.
Outlook akan membiarkan Anda membuat daftar tugas yang terdiri dari tugas, yang dapat Anda lakukan segala macam hal, seperti mengatur tanggal jatuh tempo, pengingat, kategori, dan lainnya. Intinya adalah untuk membuat daftar tugas yang lebih aktif yang dapat Anda gunakan untuk berinteraksi dan akan membuat Anda tetap jujur.
Bekerja dalam Tampilan Tugas
Kami telah membahas berbagai kerumitan Outlook 2013 baru-baru ini, jadi jika Anda baru mengenalnya, sebaiknya baca pengantar kami.
Jika tidak, buka Outlook hingga tampilan Tasks dan lihat sekeliling. Pada pandangan pertama, Anda akan melihat itu sangat kosong dan tandus. Itu karena kita masih harus mengisinya dengan banyak hal yang perlu kita lakukan dan suruh untuk dijalankan.
Mari bahas dan tunjukkan cara menggunakan Tasks seperti pro dan selanjutnya atur kehidupan Anda dengan Outlook. Dengan sedikit waktu dan kerja, Anda akan memiliki serangkaian tugas yang komprehensif, yang dapat Anda siapkan untuk mengingatkan Anda saat waktunya tiba, atau Anda bahkan dapat menugaskannya kepada orang lain!
Menambahkan Tugas
Untuk memulai, Anda akan ingin menambahkan tugas. Anda akan melihat bahwa ada panel folder yang tidak asing di sepanjang sisi kiri. Anda dapat menambahkan folder baru ke tampilan ini, secara efektif kemudian mengatur tugas Anda ke dalam kategori. Anda bahkan dapat membuat grup folder baru sehingga Anda dapat memisahkan tugas Anda antara kehidupan profesional dan pribadi Anda, jika perlu.
Untuk memulai, Anda akan melihat bahwa ada satu tugas grup folder panggilan Tugas Saya dan dua folder tugas sub: To-Do List dan Tasks. Jika kita mengklik kanan pada folder paling atas, kita dapat membuat "Grup Folder Baru" yang akan kita beri nama Tugas Kerja.
Anda dapat menambahkan tugas cepat dengan mengklik "Klik di sini untuk menambah Tugas baru" atau Anda dapat mengklik "Tugas Baru" pada pita Home. Lihat tugas tanpa judul berikut, yang dapat Anda terapkan sejumlah opsi, tampilkan Tugas, Detailnya, serta mengelolanya.
Mari isi tugas kita sedikit dengan beberapa detail dasar dan kemudian klik "Simpan &Tutup." Anda dapat memilih tanggal mulai, tanggal akhir (jika ada), status, prioritas, dan persentase penyelesaian. Anda juga dapat memeriksa kotak "Pengingat" dan meminta Outlook memberi tahu Anda kapan tugas Anda akan datang.
Melihat, Memodifikasi, dan Memutakhirkan Tugas
Setelah membuat beberapa tugas, kita dapat melihatnya tercantum dalam tampilan Tugas kami. Anda dapat melakukan beberapa trik dasar di sini seperti mengubah tanggal jatuh tempo atau menetapkan kategori, tetapi jika Anda benar-benar ingin melihat dan mengedit, Anda perlu mengklik dua kali untuk membukanya.
Inilah tugas kita sekali lagi. Kita dapat melakukan perubahan padanya seperti status atau prioritas, atau kita dapat mengklik tombol "Detail".Jika ada detail lain yang terkait dengan tugas, Anda dapat mengisinya di sini. Meskipun hal ini mungkin tidak relevan bagi kebanyakan orang, jika Anda berurusan dengan kontraktor atau konsultan independen, maka ini adalah tempat yang bagus untuk melacak berapa banyak biaya yang mereka keluarkan.Ada beberapa hal lain yang dapat kami sebutkan sebelum beralih ke rekurensi. Saat Anda membaca di antarmuka tugas, luangkan waktu sejenak untuk mencatat bahwa Anda dapat menghapus atau meneruskan tugas jika Anda memutuskan tidak perlu mengejar, atau Anda memerlukan masukan dari orang lain di atasnya, secara berurutan.
Anda juga dapat mengelola tugas, seperti menandainya, menugaskannya, dan mengirim laporan status. Kami akan berbicara lebih banyak tentang itu segera. Untuk saat ini, mari kita periksa cara mengatur tugas rutin.
Bekerja dengan Tugas Berulang
Membuat tugas berulang sama dengan membuat janji temu berulang atau pertemuan berulang. Dialog yang Anda lihat ketika Anda mengklik tombol "Perulangan" kemungkinan akan terlihat sangat akrab.
Jadi, inilah tugas "berbicara tentang pekerjaan" kami, yang berulang setiap minggu pada hari Rabu, tanpa akhir yang terlihat. Perhatikan juga, bahwa bahkan jika Anda tidak menyelesaikan tugas pada saat tugas berulang, yang lain masih akan dihasilkan.Anda dapat mengesampingkan ini dengan memilih opsi "buat ulang tugas baru", yang alih-alih secara otomatis berulang pada hari x, tidak akan meregenerasikan tugas hingga tugas saat ini ditandai sebagai selesai.
Menetapkan Tugas ke Orang Lain
Kami memiliki tugas "berbicara tentang pekerjaan!", Semuanya sudah siap, sekarang kita hanya perlu menggadaikannya pada orang lain! Klik tombol "Tugaskan Tugas" di bagian Kelola Tugas Pita.
Ini akan membuka tugas sebagai e-mail, yang kemudian dapat Anda tujukan kepada orang lain. Dalam hal ini, kami hanya akan menetapkan tugas untuk membicarakan hal-hal pekerjaan kepada orang lain, jadi kami akan mengirimkannya melalui email kepada mereka.
Jika Anda ingin mengetikkan alamat ke dalam kolom "Kepada" Anda bisa, atau Anda dapat memetik nama keberuntungan dari buku alamat Anda. Tidak memiliki buku alamat yang disiapkan? Baca tentang cara membuat dan mengelola kontak, termasuk cara mengimpor kontak Anda dari Gmail langsung ke Outlook.
Penerima tersebut akan menerima email kemudian dengan opsi untuk “Terima” atau “Tolak.” Kami tidak ingin membuat bos kesal, jadi kami akan melanjutkan tugas ini. Selain itu, berbicara tentang pekerjaan tidak pernah menjadi ide yang buruk!Akhirnya, jika kekuatan-yang-ingin tahu kemajuan (atau ketiadaan) pada tugas yang ditugaskan Anda saat ini. Anda dapat mengirim mereka laporan status.Secara keseluruhan, rata-rata pengguna Outlook di rumah lebih cenderung menggunakan tugas sebagai sarana untuk menyelesaikan tugas yang dilakukan atau mencoret tugas di rumah, tetapi berguna untuk mengetahui berbagai kemampuan membuat tugas Anda. Mari kita lanjutkan sekarang ke seluruh pita Home dan berbicara tentang apa yang dapat Anda lakukan untuk mengelola tugas dari sana.
Mengelola Tugas dan Menyortir berdasarkan Tampilan
Selama minggu Anda, beberapa tugas akan selesai, dan sebagian lagi tidak. Orang-orang yang Anda selesaikan, Anda dapat menandai sebagai lengkap dan melupakan. Tetapi yang tidak Anda butuhkan harus dikelola entah bagaimana caranya atau Anda hanya akan memiliki daftar tugas yang terus bertambah.
Ada beberapa cara untuk mengelolanya. Mari kita lihat area Pita itu dan kemudian tunjukkan cara memanfaatkan alat-alat ini.
Mengeklik tombol "Hapus dari Daftar" akan menandainya sebagai selesai dan menghapusnya dari daftar. Jika Outlook menghadapi masalah, seperti jika tugas berulang, atau tidak lengkap, itu akan menanyakan Anda apa yang ingin Anda lakukan.Anda juga dapat langsung bekerja dengan tugas yang Anda lihat di daftar tugas Anda. Lihat screenshot berikut untuk lebih jelasnya. Anda lihat bahwa Anda cukup mengeklik ikon bendera untuk menandainya sebagai selesai, atau Anda dapat mengeklik kanan untuk melihat opsi tindak lanjut Anda.Anda lihat di sini di tangkapan layar berikutnya, bahwa tugas kami “duduk-duduk sambil menonton sepak bola dengan kaki kami” akan dijadwalkan besok, tetapi kami juga menandainya untuk ditindaklanjuti minggu depan juga. Membuat tugas lanjutan pada dasarnya menduplikasi untuk waktu yang paling sesuai dengan Anda untuk menyelesaikannya. Dalam hal ini, kami dapat menandai tugas besok sebagai selesai atau menghapusnya, tetapi tugas duplikat itu masih akan dilakukan minggu depan.Catatan, Anda dapat menindaklanjuti tugas dari satu dari lima interval yang telah ditetapkan, atau Anda dapat membuat tindak lanjut kustom.Akhirnya, mengubah pandangan Anda dapat membantu mengiris banyak tugas. Jika tidak ditampilkan di Pita, Anda dapat mengeklik tombol “Ubah Tampilan” dan Anda akan melihat opsi ini.Inilah tampilan daftar sederhana. Pandangan tidak membedakan antara status penyelesaian atau kategori, atau apa pun. Itu hanya menyajikan semua tugas Anda sebelumnya, sekarang, dan masa depan dalam satu tampilan sederhana.Di sisi lain, jika kita mengurutkan pandangan kita dengan tugas-tugas aktif, kita melihat hal-hal mempersempit banyak bagi kita.Selalu ingat untuk mengubah tampilan tugas Anda sehingga Anda dengan cepat menyortir atau menyembunyikannya untuk potensi produktivitas maksimum!
Opsi Tugas
Terakhir, mari kita kenali atau jadikan diri kita kembali dengan opsi tugas. Opsi tugas akan memungkinkan Anda mengubah pengaturan dan mengubah perilaku dan penampilan mereka. Anda dapat menjangkau mereka dari menu File, dengan mengklik "Opsi -> Tugas."
Anda dapat mengatur opsi untuk pengingat pada tugas dengan tanggal jatuh tempo, warna tugas yang terlambat dan selesai, jam kerja, dan tweak sederhana lainnya. Jadi sekarang, jika Anda ingin tugas tunggakan berwarna biru cerah atau Anda menginginkan pengingat default di penghujung hari alih-alih awal, Anda dapat membuat perubahan di sini.
Seperti yang Anda ketahui, Outlook menampakkan diri sebagai aplikasi yang sangat lengkap, dan kita bahkan belum membicarakan tentang kalender dan catatan! Kami harap Anda dapat menggunakan Tasks untuk meningkatkan keterampilan organisasi Anda dengan beberapa tingkat. Mereka sangat mudah untuk menetapkan dan menetapkan, dan sangat menyenangkan untuk memiliki pengingat dan menonton semua hal di daftar Anda perlahan-lahan diperiksa.
Sementara itu, kami tertarik untuk mendengar dari Anda. Ada pertanyaan atau komentar yang ingin Anda sampaikan kepada kami? Mampir di forum diskusi kami dan jalankan.
Outlook 2013 memungkinkan Anda menetapkan kategori untuk hal-hal dan menyesuaikan kategori tersebut. Hal tentang kategori adalah bahwa semuanya bersifat universal di seluruh Outlook, dan Anda dapat menetapkan setiap kategori ke kombinasi keyboard. Jadi, Anda dapat mengkategorikan email, acara kalender, dan catatan dengan beberapa pukulan tombol cepat.
Macro adalah bit dasar pemrograman yang memungkinkan Anda menekan tombol cepat atau pintasan keyboard untuk memicu tindakan pra-rekam. Berikut cara membuat yang mudah di Word.
Kecuali Anda menjalani hidup yang bebas dari tanggung jawab, matahari mungkin terbit dan terbenam di kalender harian Anda. Jika Anda tidak tahu apa yang terjadi setiap hari, Anda dapat dengan cepat menemukan diri Anda hilang dalam labirin janji yang tidak terjawab dan pertemuan kejutan.
Outlook tidak banyak bermanfaat jika Anda tidak memiliki kontak. Tentu, Anda dapat memasukkan alamat email saat Anda pergi, tetapi itu memakan waktu dan rawan kesalahan. Lebih baik untuk memiliki kontak Anda di Outlook, sehingga Anda dapat membuat pesan cepat hanya dalam beberapa klik.
Di Windows 10/8/7 Anda dapat menjadwalkan tugas apa pun untuk memulai secara otomatis menggunakan utilitas Task Scheduler. Buat Wizard Tugas Dasar. Task Scheduler adalah snap-in MMC.
