Semua ini adalah upaya untuk mengelola kotak masuk email Anda untuk Anda. Gimmick ini tidak pernah sepintar diri Anda sendiri, sehingga Anda dapat membuat email Anda lebih pintar dengan mengambil peran yang lebih aktif.
Kami akan menggunakan Gmail di sini, tetapi prinsipnya harus serupa untuk setiap klien email.
Gunakan Kotak Masuk Klasik
Pertama, kami akan menyingkirkan kotak masuk untuk menarik perhatian apa pun yang digunakan Gmail saat ini. Kotak masuk ini tidak pernah mendapatkan kategori dan penentuan prioritas dengan benar. Mereka memaksa Anda untuk memeriksa semua email Anda untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun dan mendorong Anda untuk terus menerima email yang tidak berguna dengan cara menyapu mereka di bawah karpet.
Untuk menggunakan kotak masuk yang lebih klasik di Gmail, klik ikon roda gigi dan pilih Pengaturan. Klik ke tab Kotak Masuk, klik kotak Jenis kotak masuk, dan pilih Belum Dibaca terlebih dahulu. Semua tab dan opsi prioritas akan hilang.
Berhenti Berlangganan Dari Email yang Tidak Anda Peduli
Dengan kategori dan prioritas tab dinonaktifkan, semua email Anda akan disortir menjadi satu tumpukan besar. Semua email pemberitahuan dan pemberitahuan jaringan sosial yang tidak berguna yang tidak Anda pedulikan akan ada di kotak masuk Anda bersama dengan email penting Anda yang sebenarnya.
Ini bagus - bukan sekadar menyapu email yang tidak ingin Anda lihat di bawah karpet, Anda harus menghentikannya agar tidak tiba sepenuhnya.
Pertimbangkan jenis email yang tidak ingin Anda lihat. Jenis email yang tidak berguna yang umum termasuk pemberitahuan Facebook dan Google+, email promosi, dan buletin yang mungkin telah Anda daftarkan secara tidak sengaja. Kapan pun email yang tidak ingin Anda lihat tiba, buka dan gunakan tautan Berhenti Berlangganan - umumnya Anda akan menemukannya di bagian paling bawah email - untuk berhenti berlangganan dari email dan mencegahnya tiba di masa mendatang.
(Perhatikan bahwa Anda tidak boleh menggunakan tautan Berhenti Berlangganan jika email sebenarnya adalah spam, karena spammer akan menganggap ini sebagai tanda seseorang sedang membaca email dan mengirim lebih banyak lagi spam dengan cara Anda. Klik tombol Spam jika itu adalah email spam nyata dan klik Berhenti Berlangganan jika itu adalah organisasi yang sah.)
Kirim Email yang Tidak Ada, Anda Tidak Bisa Berhenti Berlangganan Dari Sampah
Berdasarkan undang-undang AS (khususnya, UU CAN-SPAM), sebenarnya ilegal bagi perusahaan untuk tidak memberikan tautan berhenti berlangganan di emailnya sehingga Anda dapat memilih untuk tidak mengirim email lagi. Namun, beberapa perusahaan tidak mendapatkan memo atau tidak peduli. Daripada melakukan tindakan hukum untuk keluar dari daftar email mereka, Anda cukup membuat filter yang mengirim semua email di masa mendatang dari mereka ke sampah Anda, di mana Anda tidak perlu melihatnya.
Ketika berhadapan dengan email semacam itu di Gmail, buka, klik tautan Lainnya, dan pilih Saring pesan seperti ini. Sesuaikan filter Anda untuk memblokir email - misalnya, jika Anda tidak pernah peduli untuk menerima email lain dari pengirim itu, Anda dapat memfilter berdasarkan alamat email mereka. Gunakan filter Anda untuk mengirim semua email tersebut ke sampah.
Email Arsip Otomatis yang Tidak Ingin Anda Lihat
Beberapa email penting untuk dimiliki, tetapi Anda mungkin tidak ingin melihatnya. Misalnya, toko online dapat mengirimkan tanda terima konfirmasi setiap kali Anda membeli sesuatu dari mereka. Ada baiknya memiliki tanda terima seperti itu jika Anda membutuhkannya, tetapi jika Anda sering membeli produk dan tidak ingin melihat email semacam itu, Anda mungkin ingin mencegahnya mencapai kotak masuk Anda sejak awal.
Ini berlaku untuk berbagai jenis email - misalnya, PayPal mengirimi Anda email “Kami mentransfer uang ke bank Anda” setiap kali Anda menarik uang. Anda mungkin menginginkan email ini untuk catatan Anda, tetapi Anda mungkin tidak ingin melihatnya di kotak masuk Anda.
Jika Anda secara otomatis mengarsipkan email seperti itu ketika mereka masuk, Anda dapat menempatkan proses ini dengan autopilot. Cukup buka email semacam itu, klik tombol Lainnya di Gmail, dan pilih Filter pesan seperti ini. Sesuaikan filter Anda untuk mencakup email yang ingin Anda tangkap - mungkin berdasarkan pada Subjek, jika selalu sama. Beri tahu Gmail untuk secara otomatis mengarsipkan email dan menandainya sebagai dibaca sehingga mereka tidak akan mengganggu Anda.
Anda juga dapat memiliki Gmail secara otomatis menerapkan label kepada mereka, seperti "Secara Otomatis Diarsipkan" atau label yang lebih spesifik. Ini akan memungkinkan Anda dengan cepat menemukan email di masa depan jika Anda benar-benar membutuhkannya.
Mengatur Label Otomatis
Jika Anda telah mengikuti proses ini, Anda seharusnya dapat mengurangi volume email yang masuk. Sekarang kami akan membantu Anda menyortir email yang Anda pedulikan.
Bagian ini opsional, tetapi dapat membantu jika Anda menerima banyak email - terutama untuk tujuan yang berbeda. Misalnya, Anda mungkin telah menggabungkan beberapa akun Gmail ke dalam satu kotak masuk dan mendapatkan semua email pribadi dan pekerjaan Anda di tempat yang sama.
Cobalah membuat filter yang secara otomatis mengurutkan email yang masuk ke label tertentu. Misalnya, Anda dapat memiliki email dari Bank Anda secara otomatis mendapatkan label "Bank". Anda dapat memiliki email pribadi yang mendapatkan label "Pribadi" dan email pekerjaan mendapatkan label "Kerja". Tanda terima untuk produk yang dibeli bisa mendapatkan label “Tanda Terima”. Tidak perlu melakukan bagian ini secara manual - cukup siapkan Gmail sehingga secara otomatis akan mengurutkan email Anda ke dalam kategori untuk Anda.
Kode warna semua label ini dan Anda dapat meminta klien email Anda secara otomatis mengkategorikan surel Anda dan menunjukkan sekilas dari mana mereka berasal. Untuk memberi kode warna pada label di Gmail, klik kotak warnanya di sebelah kiri dan pilih warna baru.
Jika ada email tertentu yang ingin Anda soroti - mungkin email dari atasan atau pasangan Anda - Anda dapat mengatur filter untuk secara otomatis membintangi pesan dari pengirim tersebut ketika mereka tiba. Anda dapat memilih jenis kotak masuk "Berbintang pertama" di setelan kotak masuk Gmail Anda, sehingga email penting tersebut akan secara otomatis naik ke bagian atas kotak masuk Anda. Ini akan terjadi persis sesuai dengan cara Anda mengonfigurasi Gmail - Anda tidak perlu bertarung dengan sistem prioritas kotak masuk dan mencoba mengajarkan Gmail apa yang sebenarnya penting.
Ini bukan proses set-it-and-forget-it. Tentu, setelah berhenti berlangganan dari email atau menyiapkan filter, klien email Anda akan terus mengambil tindakan pada semua email yang masuk - tetapi akan selalu ada jenis email baru yang tiba. Anda harus melakukan tindakan untuk berhenti berlangganan dan memfilternya dengan benar, mencegah kotak masuk email Anda menjadi tidak teratur lagi.
Email gimmicks mencoba untuk mengotomatisasi proses ini - mereka mencoba untuk secara otomatis menyembunyikan email yang tidak ingin Anda lihat, menyoroti apa yang penting, dan mengkategorikan email Anda untuk Anda. Namun, dengan sedikit lebih banyak pekerjaan di muka, Anda dapat mengatur kotak masuk email Anda untuk bekerja persis seperti yang Anda inginkan, sehingga tidak perlu menggunakan semua gimmick ini.
