Dalam artikel baru-baru ini, kami membahas cara memulai menggunakan Outlook, dan hari ini kami ingin memperluas itu untuk memasukkan bekerja dengan kontak. Kontak Anda akan menjadi pusat pengalaman Outlook Anda, orang-orang dengan siapa Anda berkorespondensi dan bagaimana Anda menggunakan aplikasi tersebut.
Seperti yang Anda harapkan, Anda dapat melakukan banyak manajemen kontak dengan Outlook, dan menyiapkan buku alamat sebelum Anda mulai menggunakannya akan sangat masuk akal.
Membuat Buku Alamat
Untuk mulai mengelola kontak Anda, hal pertama yang ingin Anda lakukan adalah membuka mode People sehingga Anda dapat mulai bekerja. Ada beberapa cara untuk menambahkan kontak ke buku alamat Anda. Pada awalnya, Anda cenderung mengimpor buku alamat Anda dari sumber lain seperti email web Anda atau program email lainnya.
Perhatikan, untuk setiap akun email yang Anda miliki, Anda akan memiliki buku alamat. Dalam situasi khusus ini, kami memiliki buku alamat lokal untuk file data Outlook lokal kami, dan kami memiliki satu lagi yang terkait dengan akun email kami.
Bagaimanapun, mari kita bahas hal-hal mendasar sehingga jika Anda tidak memiliki buku alamat untuk diimpor, Anda dapat mulai menambahkan kontak secara manual. Dalam screenshot berikut, kami melihat sebagian dari buku alamat baru kami, yang benar-benar kosong, untuk saat ini.
Dalam hal ini, kami akan memilih yang terakhir untuk menghemat waktu dalam pengetikan, setelah itu kami akan mengeklik "Simpan &Tutup" untuk mengungkapkan entri buku alamat baru kami.
Jika Anda menggunakan layanan webmail atau yang lain, kontak Anda kemungkinan besar ada dan perlu diimpor ke Outlook. Jika Anda ingin memasukkan setiap kontak satu per satu, maka Anda pasti disambut baik untuk melakukannya, tetapi sebaiknya impor daftar kontak utama Anda, apakah itu dari Thunderbird, atau Gmail, atau layanan email lain.
Mengimpor dan Mengekspor Catatan Kontak
Terlepas dari apakah Anda menggunakan Gmail atau Yahoo Mail !, atau Anda memiliki akun email dari tahun 1997 yang telah Anda simpan dan pertahankan dengan hati-hati, kontak dan semuanya, mau tidak mau Anda perlu meletakkan kontak ke kontak Outlook secara massal.
Untuk melakukan ini, Anda dapat mengekspor kontak dari sumber lain dan kemudian mengimpornya ke Outlook. Biasanya ini mudah dicapai hanya dengan mengakses pengaturan atau opsi dari akun email atau klien Anda dan kemudian memilih opsi kontak ekspor.
vCard? Apa itu vCard?
Anda mungkin pernah mendengar vCards (Virtual Card File atau.VCF), mungkin Anda bahkan telah menerima satu atau menggunakannya. vCards, adalah format kartu elektronik standar yang dapat Anda tukar dengan orang lain seperti melalui tanda tangan email atau lampiran.
Terlepas dari itu, ada beberapa cara Anda dapat menangani vCards di Outlook. Skenario yang paling mungkin adalah di mana Anda mungkin perlu mengimpor kontak dari atau mengekspor ke vCard. How-To Geek memiliki deskripsi lengkap tentang proses ini, yang akan segera mempercepat Anda dalam hal itu.
Terkadang, Anda mungkin memiliki banyak vCards yang disimpan dalam satu file vCard. Namun, jika Anda mencoba mengonversi file ini, hanya vCard pertama dalam file yang akan diimpor. Untuk mengatasi keterbatasan ini, Anda harus terlebih dahulu mengonversi ke file.CSV lalu mengimpornya ke Outlook. Kami sarankan Anda membaca artikel ini untuk penjelasan lengkap tentang proses itu.
Akhirnya, Anda dapat mengekspor semua kontak Anda ke vCards individu atau satu vCard master tunggal, seperti yang dijelaskan dalam paragraf sebelumnya. Sekali lagi, kami memiliki sedikit tutorial tentang cara melakukan ini, sehingga dengan itu Anda harus mempercepat cara mendapatkan vCards masuk dan keluar dari Outlook dengan relatif mudah.
Buat dan Kelola Grup Kontak
Mari kita diskusikan kelompok sekarang karena dapat dengan cepat memecah pesan ke sekelompok jiwa pilihan memastikan Anda tidak lupa untuk memasukkan siapa pun dan menyelamatkan Anda dari mengetik setiap nama di bidang Kepada:.
Untuk mengatur grup kontak, klik "Grup Kontak Baru" pada Pita.
Ketika Anda selesai, klik "OK."
Pilihan Orang
Jika Anda mengklik "File -> Options", Anda dapat mengkonfigurasi Outlook dengan beberapa cara dalam beberapa kategori berbeda.
Mengelola kontak Outlook cukup sederhana, tetapi seperti yang Anda lihat, Anda dapat melakukan lebih banyak hal agar mereka tetap dipelihara dengan baik. Ia meminjamkan lebih banyak untuk melengkapi pengalaman Outlook Anda jika Anda mendapat lebih banyak informasi di kontak Anda daripada hanya nama dan alamat email.
Meskipun demikian, jika Anda masih ingin menggunakan sesuatu seperti Gmail sebagai penyedia email utama Anda, maka Anda masih dapat menggunakan Outlook untuk membantu Anda mengelola kontak Anda, sambil tetap menyinkronkan mereka dengan akun Gmail Anda.
